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Meetings sind oft Zeitdiebstahl!
Meetings sind wichtig. Zumindest zuweilen. Oft sind sie aber reinste Verschwendung von Zeit und Ressourcen und damit Geld. Als Organisator eines Meetings beantworten Sie im Vorfeld drei Fragen:
1. Gibt es überhaupt einen Grund?
Ein Meeting als Institution ist überflüssig. Gibt es keine Neuigkeiten, keinen Austauschbedarf, der alle angeht, dann verzichten Sie am besten darauf. Es gibt effizientere Möglichkeiten um zu überprüfen, ob alle da sind!
2. Sind Sie gut vorbereitet?
Wird ein Meeting anberaumt, sollten sich alle Beteiligten bewusst sein, dass während dieser Zeit keiner wirklich arbeitet. Sollte das Meeting auch noch schlecht vorbereitet ist, ist der Ärger unausweichlich. Zudem: Muss es wirklich immer die ganz große Runde sein?
Kein Meeting ohne Agenda und nie länger als zwei Stunden! Legen Sie am Ende die Verantwortlichkeiten fest und den Zeitrahmen bis wann die Aufgaben erledigt sein müssen. Als hilfreich hat sich erwiesen, bereits vor dem Meeting das Besprechungsprotokoll (zumindest in Grundzügen) zu verfassen. Das hilft enorm, das gesteckte Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.
Klingt rigoros? Bringt Sie aber weiter. Probieren Sie es aus!
3. Ist das Timing gut gewählt?
Ein Meeting um die Mittagszeit herum zu terminieren ist eher kontraproduktiv, es sei denn, es gibt etwas zu essen. Wer hungrig ist, denkt nicht über das Projekt nach, sondern darüber, ob er Stammessen eins oder zwei in der Kantine nehmen soll. Hunger ist ein Ideenkiller. Beschränken Sie sich allerdings auf leicht verdauliche Kost. Ein opulentes Mal kostet zu viel Zeit, außerdem, wenn der Körper im Verdauungsmodus ist, sind die Teilnehmer eher träge als rege!
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